RIS-Link v1.18
18 december 2003
Documentatie
18 december 2003
Documentatie
Inhoud:
| 1. Benodigdheden |  |
- Computer met Windows (9x/ME/NT/2000) besturingssysteem
- Cd-rom speler, 32mb geheugen, Pentium processor, 2mb schijfruimte
- WinSpec van Surtronic www.surtronic.nl
- één of meer ledborden van het type FDS123/132 met 9 of 15 regels, worden geleverd door Surtronic
- gp-Untis 2002 (Windows versie) van Gruber/Petters met de module vervangingsrooster wordt geleverd door Deloitte & Touche www.untis.nl
| 2. Installatie | |
Plaats de RIS-Link cd in uw cd-rom speler. De installatie procedure start automatisch. Volg de instructies op het scherm.
Indien de installatie procedure niet automatisch start klik dan op Start -> Uitvoeren en vul hier D:\setup.exe in (waarbij D:\ vervangen dient te worden door de drive letter van uw cd-rom speler), klik vervolgens op OK.
| 3. Instellingen | |
De eerste keer dat het programma wordt gestart, wordt automatisch het venster voor de instellingen geopend. U kunt later opnieuw dit venster opvragen door naar Bestand -> Instellingen te gaan.
Directory waar de WinSpec pagina's worden opgeslagen
In deze directory worden de ledbord bestanden door RIS-Link opgeslagen. Standaard is dit 'C:\Program Files\WinSpec\TEXTS\'. WinSpec kan vervolgens de ledbord bestanden vanuit deze directory versturen. Klik op bladeren om een directory te selecteren.
Dag 2 gebruiken
RIS-Link kan van twee afzonderlijke dagen de roosterwijzigingen verwerken. Vink hier aan of de tweede dag gebruikt moet worden. Er kan per ledbord gespecificeerd worden of beide dagen moeten worden afgebeeld of één van beide dagen.
Ledborden
Bestandsnaam
Geef hier de naam van het bestand op hoe dit ledbord moet worden opgeslagen. De WinSpec extensie '.323' of '.325', afhankelijk van het aantal regels, wordt automatisch toegevoegd. De bestanden worden opgeslagen in de directory die gespecificeerd staat bovenaan het instellingen venster.
Let op: iedere keer als RIS-Link gebruikt wordt, worden deze bestanden overschreven.
Aantal regels
Selecteer of dit ledbord 9 of 15 regels heeft.
Appear
Selecteer de appear mode, zoals deze ook in WinSpec kan worden opgegeven. De mogelijkheden zijn; jump, shift, vertical, dim, snow en type.
Disappear
Selecteer de disappear mode, zoals deze ook in WinSpec kan worden opgegeven. De mogelijkheden zijn; jump, shift, vertical, dim, snow en stay.
Wachttijd
Geef het aantal seconden op dat een volle pagina met roosterwijzigingen in beeld blijft. De laatste pagina, waar over het algemeen minder wijzigingen op staan, is automatisch korter in beeld.
Kopregels
Er kunnen maximaal twee kopregels worden opgegeven per ledbord. Deze kopregels kunnen gebruikt worden om algemene informatie te geven zoals de tijd of de roosterdatum. U kunt uw eigen tekst intypen of de standaard tekst laten staan. Gegevens tussen accolades {} zijn codes om opdrachten te geven. Hieronder volgt een overzicht;
| {pagnr} | Geeft het huidige pagina nummer weer. |
| {totpag} | Beeldt het totaal aantal pagina's af. |
| {rdatum} | Beeldt de roosterdatum af. Dit is de datum die geselecteerd is bij Dag 1 of Dag 2. Dit is een belangrijk veld om weer te geven om leerlingen en docenten te laten weten voor welke datum de roosterwijzigingen bedoeld zijn. De datumweergave is volledig, bijvoorbeeld: 'do 1 aug'. |
| {hdatum} | Beeldt de huidige datum af. Voor de duidelijkheid: dit hoeft dus niet de datum te zijn waarvoor de roosterwijzigingen bedoeld zijn. De datumweergave is als volgt: '01 AUG'. (dit is een WinSpec functie) |
| {tijd} | Geeft de huidige tijd weer, bijvoorbeeld: 09:12. (dit is een WinSpec functie) |
| {temp} | Geeft de temperatuur weer, bijvoorbeeld: 24°C. (dit is een WinSpec functie) |
| {b} | Beeldt de komende tekst in bold af. Gebruik {b} opnieuw om terug te gaan naar normale tekst. (dit is een WinSpec functie) |
| {r} | Zet alle komende tekst helemaal aan de rechter kantlijn. |
| {c} | Centreert alle tekst. Bijvoorbeeld: '{c}{b}{rdatum}' -> Dit zorgt ervoor dat boven iedere pagina de roosterdatum centraal wordt afgebeeld, bovendien wordt de roosterdatum bold afgedrukt. |
De standaard instelling voor Kopregel 1 is 'Wijzigingen {rdatum}{r}{pagnr}/{totpag}', dit geeft het volgende resultaat;
De tweede kopregel wordt gebruikt voor een beschrijving van de kolommen;
Een kopregel kan worden weggelaten door het veld leeg te laten. Een enkele spatie zorgt voor een lege kopregel.
Soort bord
Selecteer of dit ledbord voor klassen of docenten bedoeld is. Docenten borden worden gesorteerd op de de docentafkorting, terwijl klassen borden gesorteerd zijn op klasafkorting.
Selectie kenmerk
RIS-Link biedt de mogelijkheid om de wijzigingen van klassen of docenten te splitsen over verschillende ledborden. Dit kan praktisch zijn als u verschillende vestigingen heeft voor bijvoorbeeld onderbouw en bovenbouw. Het maken van deze selectie gaat als volgt;
a) open gp-Untis
b) ga naar Basisgegevens en dan naar Klassen
c) selecteer een klas en vul in het Tekst veld een beschrijving in, bijvoorbeeld 'led1' of 'onderbouw' (u bent vrij om zelf een beschrijving te kiezen)
d) herhaal deze laatste stap voor alle klassen, let op dat u dezelfde beschrijving invult bij alle klassen die op hetzelfde ledbord moeten worden afgebeeld
Zie onderstaande screenshot voor een verduidelijking;
In RIS-Link kunt u vervolgens deze zelfde beschrijving overnemen in het veld 'Selectie kenmerk'. Als er in dit voorbeeld 'led2' wordt ingevuld, dan worden de wijzigingen voor de klassen 2V1, 3V1, 4V1 en 4V2 afgebeeld. U kunt ook meerdere selecties opgeven, bijvoorbeeld 'led1;led3', in dat geval worden de wijzigingen voor de klassen 1V1, 1V2, 5V1 en 5V2 op het ledbord afgebeeld. Zet altijd een puntkomma ';' tussen verschillende selecties.
Het selecteren van bepaalde docenten gebeurd op dezelfde manier. Ga naar Basisgegevens in gp-Untis en vervolgens naar Docenten. Hier kunt u de teksten invullen voor de docenten. Wederom kan dit handig zijn als de school verdeeld is over meerdere vestigingen en als er docenten zijn die maar in één van de vestigingen lesgeven.
Als u geen selectie wilt maken en dus alle klassen of docenten waarvoor er roosterwijzigingen zijn wilt afbeelden, kunt u het veld 'Selectie kenmerk' simpelweg leeg laten.
Let op: indien u gebruik maakt van een nieuwe versie van gp-Untis, dient u dubbele aanhalingstekens om ieder selectiekenmerk te zetten in het instellingenscherm van RIS-Link.
led2 word dan "led2" en
led1;led3 word dan "led1";"led3"
Dagen
Selecteer welke dagen moeten worden afgebeeld op dit ledbord. Er zijn 3 mogelijkheden;
1. alleen Dag 1 wordt afgebeeld op dit ledbord.
2. alleen Dag 2.
3. zowel Dag 1 als Dag 2.
Let op: om Dag 2 te kunnen kiezen moet bovenaan het instellingen menu 'Dag 2 gebruiken' staan aangevinkt.
Clusters samenvoegen
Bovenbouw klassen krijgen veelvuldig les in clusters. Aangezien het afbeelden van wijzigingen voor deze clusters veel regels in beslag nemen op de ledborden, kunt u voor de optie clusters samenvoegen kiezen. Voorbeeld; het 4e uur van docent SCH voor leerlingen uit de klassen V6A, V6B en V6C komt te vervallen. Zie het verschil in afbeelding hieronder:
| Clusters worden samengevoegd: | Clusters worden niet samengevoegd: | |
 Er wordt slechts één regel gebruikt. |
 Er zijn drie regels nodig. |
Klas/Docent niet herhalen
Dit keuzeveld zorgt ervoor dat de gegevens per klas of docent worden gegroepeerd. Dit komt de leesbaarheid ten goede. Zie voorbeeld.
| Klas wordt niet herhaald: | Alternatief: | |
 |
 |
Opmerkingen altijd plaatsen
De handmatig ingebrachte opmerking in gp-Untis wordt met voorrang afgebeeld, indien er geen opmerking is opgegeven dan wordt de wijziging op de standaard manier weergegeven. Wijzigingen zoals 'boeken Frans mee' kunnen alleen maar worden gehaald uit het veld opmerkingen. Als u deze optie aan vinkt, zorgt u er dan voor dat het veld opmerking altijd zinvolle teksten bevat aangezien deze opmerking direct wordt overgenomen op de ledborden.
Vrijgestelde klassen
Vink deze optie aan om alle vrijgestelde klassen ook af te beelden. Klassen die zijn vrijgesteld zijn bijvoorbeeld op excursie, vaak is het daarom niet functioneel om deze wijzigingen af te beelden aangezien de klas er toch niet is.
Het kan wel functioneel zijn om vrijgestelde klassen op het ledbord voor de docenten af te beelden, aangezien deze docenten dan ook weten dat de klas afwezig is.
Tijdens toetsweken, wanneer vaak een groot aantal klassen zijn vrijgesteld, kan het aan vinken van deze optie echter een zeer groot aantal wijzigingen opleveren. Op zo'n moment kunt u deze optie altijd tijdelijk uit vinken.
Ledbord verwijderen
Klik op deze knop om het ledbord te verwijderen. Er moet minimaal één ledbord blijven bestaan.
Nieuw ledbord
Er kunnen maximaal 8 verschillende ledborden worden aangemaakt in RIS-Link. Zo kunt u bijvoorbeeld één ledbord aanmaken met wijzigingen voor de klassen en een tweede ledbord met wijzigingen voor de docenten. Ook is het mogelijk om de roosterwijzigingen van Dag 1 en Dag 2 te splitsen over twee ledborden.
Let op: als u twee (of meer) ledborden heeft die dezelfde informatie moeten weergeven, dan maakt u slechts één ledbord bestand aan in RIS-Link. In WinSpec kan dit bestand vervolgens verstuurd worden naar de verschillende ledborden. Als u ledborden heeft met een verschillend aantal regels (9 of 15) dan moeten er wel meerdere ledbord bestanden worden aangemaakt in RIS-Link.
| 4. Gebruik | |
Hieronder volgt een kort stappenplan, dat het gebruik van RIS-Link toelicht;
- Maak de roosterwijzigingen in gp-Untis en sla het bestand op.
- Selecteer het opgeslagen gp-Untis bestand in RIS-Link. Standaard wordt het laatst gebruikte bestand ingevuld. Met 'Bladeren' kan er een er een ander bestand gekozen worden.
- Selecteer de datum voor Dag 1. Voor deze datum worden de roosterwijzigingen uit het gp-Untis bestand geselecteerd. Standaard wordt de dag van vandaag ingevuld, tenzij dit een zaterdag of een zondag is, dan wordt de maandag na het weekend geselecteerd.
- Dag 2 is optioneel, in het instellingen menu kan er voor gekozen worden of Dag 2 moet worden gebruikt. Als Dag 2 wordt gebruikt dan wordt hier de weekdag na Dag 1 geselecteerd.
Net zoals bij Dag 1 kan deze datum met behulp van een kalender gewijzigd worden. - Klik op Start. De conversie wordt nu gestart en de ledbord bestanden worden aangemaakt. Bij het maken van de conversie wordt er alleen gelezen uit het gp-Untis bestand. Er wordt nooit in dit bestand geschreven. U hoeft gp-Untis dus ook niet af te sluiten als u met RIS-Link werkt.
- Na afloop van de conversie wordt er een samenvatting weergegeven die het aantal wijzigingen weergeeft en het aantal pagina's dat deze wijzigingen in beslag nemen.
Afhankelijk van het aantal ledborden dat u heeft aangemaakt in het instellingen venster worden er één of meerdere bestanden weggeschreven.
Als er iets fout mocht gaan bij de conversie, dan verschijnt de foutmelding en een mogelijke oplossing in dit venster. - Als de conversie geslaagd is, kunt u naar WinSpec gaan om de pagina's naar de ledborden te versturen. Dit kan zowel via een seriële kabel of via het netwerk. Raadpleeg de documentatie van WinSpec voor meer informatie over het versturen van ledbord bestanden.
 Zowel Dag 1 als Dag 2 zijn in gebruik. |
 Alleen Dag 1 wordt gebruikt. |
|
 De conversie is geslaagd. |
||
| 5. Afbeelding op LED-borden | |
Klassen:
Aan de hand van een paar voorbeeld roosterwijzigingen wordt verduidelijkt hoe RIS-Link de wijzigingen afbeeldt op de ledborden. Het eerste voorbeeld zijn de roosterwijzigingen voor een aantal klassen.
Verklaring van de regels:
| Wijzigingen do 1 aug 1/7 | Deze regel spreekt voor zich, het zijn de roosterwijzigingen voor donderdag 1 augustus en pagina 1 van 7 wordt afgebeeld. |
| klas u doc wijziging | Dit is de tweede kopregel die een beschrijving van de kolommen geeft; 1. de klas voor wie de roosterwijziging is. 2. het uur. 3. de docent die de klas op dit uur les had moeten geven. 4. de wijziging; wat gebeurd er met dit uur. |
| 1B01 1 SCH -> 5e uur | Deze regel geeft aan dat het 1e uur voor klas 1B01 verplaatst is naar het 5e uur. De les van docent SCH gaat dus gewoon door, alleen op een later uur. |
| 2 GHR uitval | Het tweede uur van docent GHR valt uit. |
| 5 <- SCH 112 | Het 5e uur had deze klas nog geen les maar door de verplaatsing van de les van docent SCH hebben zij nu wel les. De les wordt gegeven in lokaal 112. |
| 2V01 3 SCH in lokaal 231 | Dit is een lokaalwijziging, de les gaat gewoon door, maar in een ander lokaal. |
| 5 MIE boeken Frans mee | Als er geen wijziging wordt gevonden dan wordt de opmerking geplaatst, als er op het instellingen venster de optie 'Opmerkingen altijd plaatsen' staat aangevinkt dan krijgen opmerkingen voorrang. |
| 7 GHT <- MUS DU 117 | De les van docent GHT valt uit, daarvoor in de plaats komt de les van docent MUS die Duits (DU) geeft in lokaal 117. |
| 4V1 7 WIS -> vr 2 aug 3e uur | Deze les wordt verplaatst naar een andere dag, in zo'n geval wordt de dag en het uur waar de les naar verplaatst wordt volledig genoemd. |
| 8 GHR uitval | Les valt uit. |
| 5H3 5 WIS vrijstelling | Deze klas is voor dit uur vrijgesteld, bijvoorbeeld omdat de leerlingen een proefwerk moeten maken. |
| V6* 4 SCH uitval | Aan de klas V6* kunnen de leerlingen zien dat het hier gaat om een cluster groep. In dit cluster zitten leerlingen uit de klassen V6A, V6B en V6C. Voor al deze leerlingen valt het 4e uur van docent SCH uit. |
Docenten:
In het tweede voorbeeld komen dezelfde roosterwijzigingen terug, maar nu uit oogpunt van de docenten. Dit voorbeeld is gemaakt door voor 'Docent' te kiezen bij 'Soort bord' in het instellingen menu.
Verklaring van de regels:
| Wijzigingen do 1 aug 2/10 | Deze regel spreekt voor zich, het zijn de roosterwijzigingen voor donderdag 1 augustus en pagina 2 van 10 wordt afgebeeld. |
| doc u klas wijziging | Dit is de tweede kopregel die een beschrijving van de kolommen geeft; 1. de docent voor wie de roosterwijziging is. 2. het uur. 3. de klas aan wie de docent les had moeten geven. 4. de wijziging; wat gebeurd er met dit uur. |
| GHR 2 1B01 uitval | Het 2e uur had docent GHR les moeten geven aan klas 1B01, maar deze les valt uit. |
| 8 4V1 uitval | 8e uur idem voor klas 4V1. |
| GHT 7 2V01 uitval | 7e uur valt uit. |
| MIE 5 2V01 boeken Frans mee | Opmerking: boeken Frans mee. |
| MUS 7 <- 2V01 DU 117 | Het 7e uur had deze docent normaal gesproken vrij, maar nu moet hij les geven aan klas 2V01 in lokaal 117. |
| SCH 1 1B01 -> 5e uur | Deze les is verplaatst naar het 5e uur. |
| 3 2V01 in lokaal 231 | Lokaalwijziging. |
| 4 V6* uitval | Clusterles valt uit. |
| 5 <- 1B01 112 | Deze les zou op het eerste uur gegeven worden maar is verplaatst naar het 5e uur. |
| WIS 5 5H3 vrijstelling | De klas is vrijgesteld, dus de docent hoeft geen les te geven. |
| 7 4V1 -> vr 2 aug 3e uur | Het 7e uur is verplaatst naar het derde uur van de volgende dag. |
| 6. Tips | |
Actuele informatie - zodra er wijzigingen bekend zijn (omdat een docent bijvoorbeeld ziek naar huis is), moeten deze wijzigingen direct op de ledborden zichtbaar worden. Met behulp van RIS-Link kost het de roostermaker een minimum aan moeite om meerdere malen per dag de wijzigingen te verversen. Tijdrovend werk van intikken van de wijzigingen is voorbij, RIS-Link importeert de wijzigingen rechtstreeks uit gp-Untis.
Kort & bondig - de rooster informatie op de ledborden moet zo kort mogelijk worden weergegeven, zonder dat dit ten kostte gaat van de leesbaarheid. RIS-Link biedt een paar opties die het mogelijk maken de rooster informatie compact weer te geven;
- het samenvoegen van clusters; door clusters samen te voegen kan het aantal pagina's dat nodig is om de roosterwijzigingen weer te geven in sommige gevallen zelfs gehalveerd worden, gebruik deze mogelijkheid daarom.
- niet afbeelden van de tweede kopregel; de eerste kopregel bevat belangrijke informatie, zoals de datum waarvoor de roosterwijzigingen bedoeld zijn, het aantal pagina's en het huidige pagina nummer. De tweede kopregel die een beschrijving van de kolommen geeft is echter minder interessant. Tip: beeldt de tweede kopregel voor de eerste 2 weken wel af, maar haal hem daarna weg. Leerlingen en docenten weten inmiddels hoe de informatie is opgebouwd, en het levert een winst op van één regel per pagina, wat het totaal aantal pagina's dus omlaag kan brengen.
- indien u meerdere ledborden bezit gebruik dan 'Selectie kenmerk' om verschillende klassen te splitsen. U kunt één ledbord maken voor onderbouw leerlingen en één voor de bovenbouw. Het aantal wijzigingen per bord, en hiermee de wachttijd neemt af.
- Maak niet gebruik van Dag 1 en Dag 2 op één ledbord, de wachttijd verdubbeld hierdoor, terwijl de wijzigingen voor Dag 1 (de dag van vandaag) veel belangrijker zijn dan die voor Dag 2. Als u meerdere ledborden bezit dan kunt u wel één ledbord reserveren voor alleen maar de wijzigingen van Dag 2.
- maak het aantal seconden wachttijd voor één pagina niet langer dan nodig is, maar uiteraard ook niet te kort. Leerlingen kijken toch alleen maar naar de wijzigingen voor hun eigen klas; ze gaan niet alle wijzigingen lezen.
| 7. Contact | |
Voor vragen over de werking van RIS-Link kunt u contact opnemen met;
Surtronic bv
A. Hofmanweg 40
2031 BL Haarlem
tel.: 023 - 542 00 20
fax: 023 - 542 06 85
www.surtronic.nl
info@surtronic.nl
Ook kunt u contact opnemen met ES Automatisering, de makers van RIS-Link.
Wij specialiseren ons in het bieden van doelgerichte ict oplossingen voor het onderwijs en bedrijfsleven.
Kijk voor meer informatie op onze website.
ES Automatisering
Fokke Simonszstraat 41
1017 TE Amsterdam
tel.: +31-(0)20 - 625 0502
fax: +31-(0)20 - 625 5632
www.roosternet.nl
info@roosternet.nl